In dit digitale tijdperk ontvangt de gemeente nog steeds brieven. Wat gebeurt er met deze brieven? Welke weg legt een brief af naar de juiste medewerker? Ed Vullings van het team Facilitaire en Informatietechnologie neemt ons mee in de wereld van de brieven en ook die van e-mails en webformulieren.
Elke ochtend worden de postbus van de gemeente en de brievenbus bij het Huis van de Gemeente geleegd. De post wordt meegenomen naar de postkamer. Daar wordt de post geopend, gestempeld en vervolgens gescand.
De postmedewerker registreert de brief in een digitaal systeem. Via dit systeem komt de brief bij de juiste medewerker terecht en kan hij of zij de brief in behandeling nemen. De medewerker gaat dus digitaal met de brief verder. De fysieke brief wordt opgeborgen en nog 8 weken bewaard. Je kunt natuurlijk je bericht ook zelf al digitaal naar de gemeente sturen.
Ed Vullings: De wereld wordt steeds digitaler, dus mensen kunnen ook gewoon een e-mail sturen naar info@peelenmaas.nl. En dat wordt op dezelfde manier verwerkt als fysieke post.
De gemeente biedt ook e-formulieren aan op de website. Ga je verhuizen, dan kun je dit snel en eenvoudig doorgeven via zo’n formulier. Je vult de vragenlijst in met DigiD en met een druk op de knop staat je melding in het systeem voor de juiste medewerker. Daar komt dus geen postkamer, stempel of scanner meer aan te pas.
Ed Vullings: Ja, hoeveel post precies weet ik niet. Maar de ene, dat verschilt nogal per dag, soms wat meer, soms wat minder, maar we merken wel dat het steeds meer digitaal binnenkomt.
Het digitale systeem van de gemeente voldoet aan de privacyregels en de archiefwet. Zo zorgen we ervoor dat je gegevens niet langer bewaard worden dan nodig is. En de papieren brief, die wordt na 8 weken vernietigd.
